A atividade representa o trabalho a ser realizado pela equipe. Pode representar, por exemplo, uma ordem de serviço. Na atividade você define:
- Quem são os responsável por executar o trabalho
- Instruções de trabalho
- Formulário ou checklist a ser preenchido
- Local ou recurso onde o trabalho será realizado
- Data de início e fim
Existem 2 tipos de atividades:
- Atividades planejadas: são criadas pelo gestor ou supervisor através do Painel Administrativo no computador e delegadas para o corpo técnico
- Atividades não planejadas: são criadas pelo próprio corpo técnico em campo
O tipo de atividade a ser utilizada depende muito de sua operação. O ideal é que sempre se tenha um planejamento prévio, porém sabemos que em alguns casos surgem imprevistos ou não é viável planejar tudo antes.
Em uma empresa de manutenção de equipamentos, por exemplo, pode-se utilizar as atividades planejadas para manutenções preventivas e as não planejadas para manutenções corretivas.
É possível desativar a criação de atividades não planejadas caso sua empresa trabalhe exclusivamente com tarefas planejadas.
Criando uma atividade planejada
Para criar uma atividade planejada, acesse o Painel Administrativo, clique no menu Atividades e clique em Criar nova atividade.
Será aberta uma tela para você selecionar qual formulário quer utilizar na atividade. Se você já tem formulários configurados, basta selecionar ele. Caso ainda não, você pode criar seu próprio formulário antes ou utilizar alguns de nossos modelos.
Agora é só preencher as informações da atividade e salvar. Abaixo estão os detalhes de cada opção:
- Título: É o título que o corpo técnico verá quando receber a atividade
- Formulário/checklist: Qual o formulário ou checklist que a equipe irá preencher na hora de executar a atividade (foi selecionado na tela anterior)
- Instruções para os responsáveis (opcional): Texto com as instruções que o corpo técnico precisa para realizar essa atividade
- Responsáveis: Quem deve executar ou acompanhar o andamento dessa atividade
- Local (opcional): É o local ou recurso onde será realizada a atividade. Pode ser um cliente, unidade da empresa, setor da empresa ou um equipamento. Você pode utilizar um já cadastrado ou cadastrar um novo. Se o endereço for definido, a equipe em campo terá a opção utilizar um navegador GPS, como o Google Maps ou Waze.
- Data e hora inicial (opcional): Quando a atividade está agendada para iniciar
- Data e hora final (opcional): Quando a atividade está agendada para finalizar
A atividade também pode conter as seguintes informações adicionais que são úteis para tipos de serviços específicos:
- Projeto: Permite agrupar atividades para facilitar os filtros e geração de relatórios
- Quantidade de preenchimentos a serem realizados: Define uma meta de preenchimentos. Útil para pesquisas ou inventários em que se tem uma quantidade pré-determinada de preenchimentos como meta para a equipe realizar.
Ao salvar, os responsáveis irão receber a atividade no aplicativo mobile e um e-mail como notificação. Veja nesse link como executar essa atividade.
Criando uma atividade não planejada
A criação de uma atividade não planejada pode ser criada diretamente no aplicativo mobile. Essa opção está disponível para a versão Android.
Tendo o aplicativo instalado, abra ele na tela inicial "Minhas atividades". Clique no botão "+". Será aberta uma tela para você selecionar qual formulário quer utilizar na atividade. Depois é só selecionar ou cadastrar um local ou recurso onde será realizada a atividade.
Na atividade não planejada, o próprio usuário que está criando ela será definido como o responsável.
Veja nesse link como executar essa atividade.
Notificações
Quando um usuário é definido como responsável pela atividade, ele irá receber um e-mail como notificação com todas as instruções. Se você definir a data da atividade, ele também receberá diariamente um e-mail com o que deve realizar no dia e o que está em atraso.
Trabalhando offline
O aplicativo funciona mesmo sem conexão com a internet. Quando uma atividade planejada é criada, o usuário precisa apenas se conectar à internet para baixá-la. Toda a execução pode ser feita sem conexão. As atividades não planejadas podem ser criadas sem problemas sem conexão.
Próximos passos
Como próximos passos, instale o aplicativo e execute a atividade no seu dispositivo.