Gerenciar manutenções, auditorias e ordens de serviço pode exigir o planejamento de um grande volume de atividades. Para facilitar esse processo, o Produttivo permite cadastrar vários Planos de Atividades de uma só vez usando uma planilha Excel.
Neste artigo, você verá como baixar o modelo, preencher cada coluna corretamente e importar a planilha para o Produttivo.
Como acessar o modelo da planilha
Para baixar a planilha modelo:
No menu principal, acesse Gestão de Serviços > Planos Automáticos de Atividades.
Clique em Importar de planilha Excel.
Clique no link em azul para fazer o download da planilha modelo.
Pronto! Agora você já tem o modelo para preencher e importar os seus Planos de Atividades.
Como preencher as colunas da planilha
A planilha modelo possui diferentes colunas para configurar os Planos de Atividades.
Algumas são obrigatórias e outras são opcionais.
As colunas opcionais podem permanecer vazias sem impedir a importação dos planos.
Nome
Informe o nome que será utilizado para identificar o Plano de Atividades.
Preenchimento: obrigatório.
Tipo
Defina qual tipo de plano será criado.
Preenchimento: obrigatório.
Utilize uma das opções:
create_ticket: Gerar alerta para planejar;create_work: Gerar atividade automaticamente.
Plano para
Informe o nome do cliente ou local ao qual o plano será vinculado.
Preenchimento: obrigatório.
Exemplo: Cliente Exemplo > Local Exemplo
Frequência
Defina a frequência com que as atividades ou alertas serão criados.
Utilize uma das opções:
daily: Diária;weekly: Semanal;fortnightly: Quinzenal;monthly: Mensal;bimonthly: Bimestral;quarterly: Trimestral;semiannually: Semestral;annually: Anual;custom: Personalizada.
Repetir a cada
Preencha esta coluna somente quando a opção custom for utilizada na coluna Frequência.
Informe, em dias, o intervalo em que o plano deverá se repetir.
Se a frequência escolhida não for custom, deixe esta coluna vazia.
Data inicial
Informe a data em que o Plano de Atividades deverá começar.
Preenchimento: obrigatório.
Data final
Informe a data em que o Plano de Atividades deverá terminar.
O preenchimento dessa coluna é opcional.
Quando criar
Defina quando a atividade ou o alerta deverá ser criado em relação à data de execução.
Preenchimento: obrigatório somente quando o tipo de plano for create_work (Gerar atividade automaticamente).
Utilize uma das opções:
on_date: cria a atividade ou o alerta no dia da execução;one_day: cria a atividade ou o alerta um dia antes da execução;one_week: cria a atividade ou o alerta uma semana antes da execução;custom_time: permite definir um período personalizado.
Antes de
Preencha esta coluna somente quando a opção custom_time for utilizada em "Quando criar".
Informe quantos dias antes da execução a atividade ou o alerta deverá ser criado.
Hora inicial
Informe o horário planejado para o início da atividade no dia da execução.
Preenchimento: opcional.
Tempo de execução
Informe, em minutos, o tempo planejado para a execução da atividade.
Preenchimento: opcional.
Projeto
Se o Plano de Atividades estiver relacionado a um projeto, informe o projeto nesta coluna.
Preenchimento: opcional.
Quantidade de preenchimentos a serem realizados
Informe a quantidade de preenchimentos que deverá ser realizada na atividade.
Preenchimento: opcional.
Instruções adicionais
Adicione informações importantes para a execução ou o planejamento da atividade ou alerta.
ID Externo
Utilize este campo para informar um ID relacionado a uma integração interna da sua empresa.
Preenchimento: opcional.
Como importar a planilha para o Produttivo
Depois de preencher a planilha modelo, você poderá importá-la para criar os Planos de Atividades.
Para isso:
No menu principal, acesse Gestão de Serviços > Planos Automáticos de Atividades.
Clique em Importar de planilha Excel.
Clique em Selecione um arquivo .xls ou .xlsx e escolha a planilha preenchida.
Clique em Importar.
Pronto! Agora é só aguardar a importação dos Planos de Atividades para o Produttivo.
Conheça mais sobre os Planos de Atividades
Se você ainda não conhece essa funcionalidade, consulte o artigo Para que serve o Plano Automático de Atividades para entender como ela funciona e quando utilizar cada tipo de planejamento.
Também é possível conferir os tutoriais específicos para cada tipo de plano:
Precisa de ajuda?
Se tiver dúvidas sobre a configuração ou utilização dos planos de atividades, nossa equipe está à disposição para ajudar.
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