O que é um Plano automático de Atividades?
O Plano de Atividades permite automatizar a criação de tarefas recorrentes no Produttivo, reduzindo o trabalho manual da equipe e garantindo que atividades sejam geradas dentro da frequência definida.
Você pode configurar o plano para criar atividades automaticamente nos seguintes períodos:
Diariamente;
Semanalmente;
Bissemanalmente (a cada duas semanas);
Mensalmente;
Bimestralmente;
Trimestralmente;
Semestralmente;
Anualmente;
Personalizado.
Se você ainda não conhece as diferenças entre os tipos de plano, recomendamos a leitura do artigo Para que serve o Plano Automático de Atividades antes de iniciar a configuração.
Como criar um Plano de Atividades
Para criar um plano:
Acesse Gestão de serviços.
Clique em Planos Automáticos de Atividades.
3. Clique no botão Novo Plano.
O que será planejado?
Nesta etapa, defina as informações básicas do plano.
Nome do plano
Escolha um nome que identifique facilmente o objetivo do plano.
Exemplo: Manutenção Preventiva Mensal de Equipamentos.
Tipo de planejamento
Selecione a opção Gerar atividade automaticamente.
Local ou cliente
Selecione o cliente ou local que será utilizado em todas as atividades geradas.
Formulário
Escolha o formulário que será utilizado nas atividades criadas pelo plano.
Qual será a frequência?
Defina como as atividades serão criadas ao longo do tempo.
Você poderá escolher entre as seguintes frequências:
Diária;
Semanal;
Bissemanal;
Mensal;
Bimestral;
Trimestral;
Semestral;
Anual;
Personalizada.
Depois configure:
Data de início
Define quando a primeira atividade será criada.
Essa data servirá como referência para todas as próximas atividades.
Antecedência da criação
Defina quando o Produttivo deverá criar a atividade.
Ela pode ser criada:
no mesmo dia;
um dia antes;
uma semana antes;
ou em um período personalizado.
Data de término
Informe até quando o plano deverá gerar atividades.
Importante: esse campo é opcional. Caso nenhuma data seja definida, o plano continuará gerando atividades por tempo indeterminado.
Como as atividades serão realizadas?
Configure as informações que serão aplicadas automaticamente às atividades criadas pelo plano.
Defina:
hora de início planejada;
tempo estimado de execução (em minutos);
meta de preenchimentos;
projeto (opcional);
informações adicionais (opcional).
Após concluir todas as configurações, clique em Salvar.
Como definir os responsáveis pelas atividades
Ao criar um Plano de Atividades, também é possível definir automaticamente quem será responsável pelas atividades geradas.
Assim, sempre que uma nova atividade for criada, ela será enviada automaticamente aos responsáveis no aplicativo.
Para que isso funcione corretamente, é necessário:
selecionar um cliente ou local já cadastrado no plano;
garantir que os usuários estejam cadastrados como responsáveis pelo cliente ou local.
Quando esses responsáveis forem vinculados ao plano, todas as novas atividades serão distribuídas automaticamente para eles.
Essa regra vale para usuários dos tipos:
Administrador;
Supervisor;
Membro.
Importante: caso novos responsáveis sejam adicionados ao cliente ou local após a criação do plano, eles não serão incluídos nas atividades que já foram geradas.
Eles passarão a ser considerados apenas nas próximas atividades criadas pelo plano.
Alterar um Plano de Atividades
As alterações realizadas em um plano afetam apenas as atividades que ainda serão criadas.
As atividades já geradas permanecem exatamente como foram criadas originalmente.
Você pode alterar, por exemplo:
data de início;
formulário;
cliente;
informações adicionais.
Essas alterações serão aplicadas somente às próximas atividades geradas pelo plano.
Excluir um Plano de Atividades
Ao excluir um plano:
as atividades já executadas permanecem disponíveis;
novas atividades deixarão de ser geradas automaticamente.
Pontos de atenção
Antes de alterar ou excluir informações relacionadas ao plano, observe os seguintes comportamentos.
Exclusão de clientes
Se um cliente for excluído do cadastro e estiver vinculado a um Plano de Atividades (ou a qualquer atividade), o vínculo será perdido.
Como consequência, não será mais possível filtrar informações relacionadas a esse cliente em:
atividades;
relatórios;
alertas;
indicadores.
Exclusão de formulários
Caso um formulário utilizado pelo plano seja excluído:
o Plano de Atividades será excluído automaticamente;
todas as atividades realizadas com esse formulário também serão excluídas.
Se essa exclusão não foi intencional, os dados poderão ser recuperados pela tela Itens Excluídos.
Pronto!
Agora você já sabe como configurar um Plano de Atividades para gerar atividades automaticamente no Produttivo.
Essa funcionalidade ajuda a reduzir tarefas manuais, padronizar processos recorrentes e garantir que as atividades sejam criadas dentro da frequência definida.
Precisa de ajuda?
Se tiver dúvidas sobre a configuração do Plano de Atividades, nossa equipe está à disposição para ajudar.
Basta clicar no botão laranja disponível no canto inferior da tela para falar conosco pelo chat 😉