Gerenciar manutenções, auditorias e ordens de serviço requer um planejamento cuidadoso. Porém, dependendo do volume dessas tarefas, é difícil para o planejador da empresa criá-las de forma manual.
Pensando nisso, o Produttivo criou o 'Plano de Atividades'. Essa ferramenta oferece um método rápido e simples para um planejamento eficaz, liberando tempo para a gestão dos serviços, minimizando retrabalhos e garantindo a execução dos planos.
Caso você precise cadastrar vários planos de atividade de uma vez, é possível fazer isso usando uma planilha de Excel com o nosso modelo. Neste artigo, vamos explicar o passo a passo sobre como preencher esse modelo de forma eficaz.
Como acessar o modelo da planilha de plano de atividades?
No menu principal, acesse “Gestão de Serviços > Planos Automáticos de Atividades”
Clique em “Importar de planilha Excel”
Faça o download da planilha modelo clicando no link em azul
Pronto! Você baixou a planilha modelo de plano automático de ações! ✅
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Como preencher as colunas?
Na planilha modelo, há diversas colunas que devem ser preenchidas corretamente para que a importação da planilha ocorra. Nem todas as colunas são obrigatórias, então você pode deixar as colunas opcionais vazias sem que isso interfira com a importação dos planos de ações.
Abaixo, nomearemos cada uma das colunas, suas descrições e opções de preenchimentos.
Nome: Escolha o nome do plano de atividade (obrigatório)
Tipo: Escolha o tipo do plano de atividades (obrigatório)
Opções de preenchimento:
create_ticket: Gerar alerta para planejar
create_work: Gerar atividade automaticamente
Plano Para: Especifique o nome do local ou cliente da atividade/alerta (obrigatório)
Exemplo: Cliente Exemplo > Local Exemplo
Frequência: Escolha com que frequência as atividades/alertas serão criadas.
Opções de preenchimento:
daily: Diária
weekly: Semanal
fortnightly: Quinzenal
monthly: Mensal
bimonthly: Bimestral
quarterly: Trimestral
semiannually: Semestral
annually: Anual
custom: Personalizada
Repetir a cada: Se você selecionou a opção “custom” na coluna “Frequência”, aqui você especifcará, em dias, quando o plano de ação se repetirá. Se você não selecionou “custom”, você deve deixar essa opção vazia.
Data inicial: Especifique a data de início do plano de atividades (obrigatório).
Data final: Especifique a data de fim do plano de atividades.
Quando criar: Escolha se você quer que a atividade/alerta seja criada no dia da execução ou um antes da execução. (obrigatório somente para criar atividades)
Opções de preenchimento:
on_date: A atividade ou alerta devem ser criados no dia da execução.
one_day: A atividade ou alerta devem ser criados um dia antes da execução.
one_week: A atividade ou alerta devem ser criados uma semana antes da execução.
custom: Personalizada.
Antes de: Se você selecionou a opção “custom” na coluna “Quando criar”, aqui você especificará quantos dias antes da execução a atividade ou alerta deverão ser criados.
Hora inicial: Defina a hora planejada para o início da atividade no dia da execução (opcional).
Tempo de execução: Defina o tempo de execução da atividade em minutos (opcional).
Projeto: Caso o plano de atividades faça parte de um projeto, você pode especificar ele aqui (opcional).
Quantidade de preenchimentos a serem realizados: Especifique a quantidade de preenchimentos que devem ser realizados (opcional).
Instruções adicionais: Escreva aqui todas as informações importantes para a tratativa da atividade/alerta.
ID Externo: Área reservada para você poder colocar IDs que façam referência a alguma integração interna da sua empresa. (opcional)
Como importar o modelo da planilha de plano de atividades?
Assim que você terminar o preenchimento da planilha, você pode importá-la para o Produttivo seguindo o seguinte passo a passo:
No menu principal, acesse “Gestão de Serviços > Planos Automáticos de Atividades”
Clique em “Importar de planilha Excel”
Clique em “Selecione um arquivo .xls ou .xlsx” e selecione a sua planilha
Clique no botão “Importar”
Pronto! Agora é só aguardar os planos de ações serem importados para o Produttivo 😊
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Caso tenha ficado com alguma dúvida, saiba que pode contar com nosso time de Atendimento para o que precisar. Basta abrir um chat com a nossa equipe que te ajudaremos, ok?