O que é o Plano de Atividades?
Gerenciar atividades recorrentes, como manutenções, auditorias e ordens de serviço, pode ser um desafio quando há um grande volume de tarefas para acompanhar.
Para facilitar esse processo, o Produttivo oferece o Plano de Atividades, uma funcionalidade que automatiza o planejamento das tarefas da sua equipe, reduzindo o retrabalho e ajudando a garantir o cumprimento dos prazos.
Com essa funcionalidade, você ganha mais tempo para acompanhar a execução dos serviços e melhorar a gestão da operação.
Quais tipos de planejamento podem ser automatizados?
O Plano de Atividades permite programar alertas ou atividades recorrentes com diferentes frequências, como:
Diária;
Semanal;
Mensal;
Bimestral;
Semestral;
Anual.
Ao criar um plano, você pode escolher entre duas formas de automação.
Gerar alerta para planejar
Nesta opção, você define um prazo para que o sistema envie um lembrete informando que uma atividade precisa ser criada.
O Produttivo não cria a atividade automaticamente. Em vez disso, gera um alerta para que o responsável realize o planejamento manualmente.
Essa opção é indicada quando:
Ainda não é possível definir o responsável pela atividade.
O horário da visita ainda precisa ser confirmado;
É importante analisar a disponibilidade da equipe antes da programação.
Gerar atividades automaticamente
Nesta modalidade, o sistema cria automaticamente a atividade dentro do prazo definido e já a direciona para execução.
Essa opção é ideal para processos recorrentes que possuem um fluxo de execução padronizado.
Quando utilizar alertas para planejamento?
A opção Gerar alerta para planejar é recomendada quando existe a necessidade de avaliar cada situação antes de criar a atividade.
Além de ajudar na organização da agenda, ela também pode ser utilizada como lembrete comercial.
Por exemplo, se sua empresa realiza manutenções trimestrais em equipamentos, você pode configurar um alerta para lembrar a equipe de entrar em contato com o cliente e oferecer uma nova visita preventiva.
Dessa forma, você reduz o risco de esquecer oportunidades de atendimento e fortalece o relacionamento com seus clientes.
Quando utilizar atividades automáticas?
A opção Gerar atividades automaticamente é mais indicada quando o responsável pela execução já está definido e o processo segue um padrão recorrente.
Alguns exemplos de uso são:
Manutenções preventivas;
Inspeções periódicas;
Auditorias recorrentes;
Planos de manutenção;
Execução de PMOC.
Nesses casos, o sistema cria as atividades automaticamente, reduzindo o trabalho manual da equipe administrativa.
Como configurar um Plano de Atividades?
Agora que você já conhece os benefícios e as diferenças entre os tipos de plano, escolha a opção que melhor atende ao seu processo:
Precisa de ajuda ainda?
Se tiver dúvidas sobre a configuração ou utilização do Plano de Atividades, nossa equipe de Atendimento está à disposição para ajudar.
Basta acessar o chat pelo botão laranja disponível no canto inferior da tela. 💚