O que é a funcionalidade de Orçamentos?
A funcionalidade de Orçamentos permite criar e enviar propostas comerciais aos clientes, acompanhar o retorno e, após a aprovação, iniciar a criação de uma atividade a partir do orçamento.
O recurso está disponível no painel web do Produttivo. Para utilizá-lo, é necessário ter cadastrado previamente os clientes, serviços, peças/materiais que serão incluídos nas propostas.
Se ainda não realizou esses cadastros, confira os artigos:
Como criar um orçamento no Produttivo?
Siga as etapas abaixo para cadastrar uma nova proposta:
Acesse a funcionalidade de Orçamentos
No painel web do Produttivo, localize o menu superior e clique em Financeiro > Orçamentos.
Na página inicial, selecione Criar orçamento.
Preencha os dados gerais
Na primeira etapa, chamada Dados gerais, selecione o cliente para o qual deseja criar o orçamento, utilizando o campo obrigatório Cliente.
Após selecionar o cliente, os campos de contato, como nome, telefone e e-mail, serão preenchidos automaticamente com as informações cadastradas.
Confira os dados e clique em Próximo para continuar.
💡 Dica: se sua empresa possui o módulo de WhatsApp contratado, a opção de notificação automática estará disponível e selecionada por padrão. Caso não possua o módulo, essa opção ficará desabilitada.
Adicione os itens do orçamento
Na etapa Itens, utilize os campos de pesquisa para localizar e selecionar os serviços e as peças ou materiais que deseja incluir na proposta.
💡 Dica: caso queira excluir algum item após adicioná-lo ao orçamento, localize-o na lista, clique nos três pontinhos ao lado direito do nome e selecione a opção Remover da fatura.
Defina as condições de pagamento
Na etapa Condições de pagamento, selecione ao menos uma opção no campo obrigatório Forma de pagamento. Você pode escolher uma ou mais das seguintes opções:
Pix;
Cartão de crédito;
Cartão de débito;
Boleto;
Transferência bancária;
Dinheiro.
Se desejar, utilize o campo Descrição para acrescentar informações complementares sobre as condições de pagamento.
Esse campo é opcional e permite até 1.000 caracteres.
Preencha as informações finais e crie o orçamento
Na última etapa, chamada Finalização, preencha os campos de Validade, Garantia e Informações adicionais com os detalhes que deseja apresentar ao cliente.
Depois de preencher as informações, clique em Criar orçamento para concluir o cadastro.
Pronto! O orçamento foi criado. Você será direcionado à página de detalhes, onde poderá consultar a proposta e realizar outras ações.
Como localizar e gerenciar os orçamentos criados?
Depois de criar uma proposta, você pode consultar e gerenciar seus orçamentos pela página inicial de Orçamentos, na seção Orçamentos criados.
Se desejar localizar uma proposta específica, utilize os filtros disponíveis:
Clientes: permite buscar orçamentos de determinado cliente.
Data de validade: permite filtrar pela validade do orçamento.
Data de criação: permite localizar propostas de acordo com a data em que foram criadas.
Status: permite filtrar os orçamentos pela situação atual.
Busca ampla: permite realizar uma pesquisa para localizar os orçamentos.
💡 Dica: os filtros são opcionais. Você não precisa utilizá-los para acessar ou gerenciar os orçamentos. As propostas ficam disponíveis diretamente na listagem.
Na coluna Ações, você encontra as opções disponíveis para cada orçamento. Esse menu reúne as mesmas ações da página de detalhes, além da opção Ver detalhes, que direciona para a página com todas as informações da proposta.
Quais ações estão disponíveis para cada orçamento?
Na página de detalhes ou diretamente pela coluna Ações da listagem, você pode realizar as seguintes operações:
Alterar status: permite atualizar a situação do orçamento para aprovado ou recusado.
Enviar por WhatsApp: permite compartilhar o orçamento pelo WhatsApp.
Enviar por e-mail: envia a proposta para o endereço cadastrado do cliente. O usuário que criou o orçamento também recebe notificações por e-mail sobre as movimentações.
Copiar link: permite copiar o endereço da página do orçamento para compartilhá-lo.
Criar atividade: permite gerar uma atividade a partir do orçamento aprovado.
Editar: permite alterar as informações do orçamento.
Excluir: permite excluir o orçamento.
Como funcionam as notificações por e-mail?
O envio de notificações por e-mail é automático e não depende da seleção de uma opção específica.
Quando o cliente selecionado possui um endereço de e-mail cadastrado, o Produttivo realiza o envio diretamente para esse contato.
Além do cliente, o usuário que criou o orçamento também recebe notificações por e-mail informando as movimentações da proposta.
O que aparece nos e-mails enviados?
As mensagens seguem um formato padronizado e apresentam:
Identificação: nome da empresa emissora e identificador do orçamento.
Status e data/hora: situação da proposta e momento exato da atualização.
Visualizar Orçamento: botão que direciona para a página pública do orçamento.
Ao acessar essa página, o cliente pode consultar a proposta e escolher entre as opções Aprovar ou Recusar, sem precisar fazer login.
Quando as notificações são enviadas?
As notificações por e-mail são disparadas nas seguintes situações:
Criação: quando um novo orçamento é criado.
Edição: quando o orçamento é editado e o usuário seleciona Salvar e Notificar Cliente.
Aprovação: quando o orçamento é aprovado pelo cliente na página pública ou manualmente pela equipe no sistema.
Recusa: quando o orçamento é recusado pelo cliente na página pública ou pela equipe internamente.
Como acompanhar e alterar o status de um orçamento?
O status do orçamento pode ser atualizado de duas maneiras: pelo próprio cliente, diretamente na página pública da proposta, ou manualmente pela equipe no painel web.
Como o cliente aprova ou recusa um orçamento?
Ao acessar o orçamento pelo botão Visualizar Orçamento, recebido por e-mail, o cliente pode consultar a proposta e escolher entre aprová-la ou recusá-la.
Se escolher aprovar:
O cliente será direcionado para uma tela com as seguintes informações:
Nome do cliente: preenchido automaticamente com o nome cadastrado no Produttivo, mas pode ser editado.
Forma de pagamento: permite selecionar a forma de pagamento desejada, mesmo quando o orçamento apresenta apenas uma opção.
Assinatura digital: campo para registrar a assinatura do cliente.
Se escolher recusar:
Será apresentada uma tela para informar o Motivo da recusa, com sugestões rápidas que o cliente pode selecionar para indicar a razão da decisão.
Depois que o cliente registrar a aprovação ou a recusa, o status será atualizado na página de Orçamentos, na relação de orçamentos criados. Assim, a equipe poderá acompanhar a decisão diretamente pelo sistema.
Como alterar o status manualmente pelo painel web?
Se precisar atualizar a situação do orçamento pelo sistema, siga estas etapas:
Acesse a página de detalhes do orçamento.
Clique em Alterar status.
Selecione Aprovado ou Recusado.
Confirme a alteração.
Importante: após a alteração do status, não será mais possível editar o orçamento. Quando ele for aprovado, a opção Criar atividade ficará disponível na página de detalhes.
Como criar uma atividade a partir de um orçamento aprovado?
Após a aprovação do orçamento, você poderá iniciar a criação de uma atividade diretamente pela proposta.
Siga estas etapas:
Acesse a página de detalhes do orçamento aprovado.
Clique em Criar atividade. O sistema direcionará você para a página de criação, com o orçamento já vinculado.
Os campos da atividade serão preenchidos automaticamente com as informações do orçamento, exceto Título e Quando será realizado. Preencha esses campos e, se necessário, ajuste as demais informações.
Após conferir os dados, salve a atividade.
Pronto! A atividade será criada e ficará disponível na tela Atividades da equipe, na aba A realizar.
Precisa de ajuda?
Se surgir qualquer dúvida durante a criação ou o gerenciamento dos orçamentos, pode contar com a gente 😉
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