O tratamento de não-conformidades é essencial para a eficiência da sua operação e para o sucesso do seu negócio. Pensando nisso, o Produttivo oferece uma ferramenta prática para ajudar nessa gestão: o Plano de Ação.
Com ele, você pode criar atividades que servirão como tarefas programadas para resolver problemas identificados durante uma manutenção preventiva ou uma inspeção. Essas atividades são automaticamente associadas aos alertas de não-conformidades encontrados nos relatórios da sua equipe técnica, assim que eles estiverem sincronizados com o painel web.
Dessa forma, você garante que o tratamento seja ágil, eficaz e, principalmente, com a comprovação das correções aplicadas. Neste artigo, vamos te mostrar como aproveitar ao máximo essa ferramenta para otimizar sua gestão de não-conformidades.
Passo 1: Configurando alertas em um formulário de atividades
Primeiramente, é importante que o modelo de formulário usado pela sua equipe tenha perguntas configuradas para gerar alertas. Somente a partir desses alertas é possível criar uma atividade do tipo Plano de Ação. Para verificar se o seu formulário já está configurado da forma correta, siga as instruções abaixo:
Acesse o painel administrativo do Produttivo e clique em “Formulários”;
Selecione “Personalizar Formulários/Checklists” e escolha o modelo desejado;
Clique em “Editar” para abrir as opções de configuração do formulário;
Dentro do formulário, localize ou crie uma pergunta no formato de questão de checklist ou de seleção única (os únicos tipos que permitem criação de alertas)
Clique nos três pontinhos ao lado da pergunta e selecione “Pontuação e Alertas”
Defina quando o alerta será gerado, com base na pontuação atribuída pelo técnico.
Na tela que é aberta, defina a pontuação de cada resposta;
Marque a opção “Pontuar” se a resposta deve somar pontos. Deixe essa opção desmarcada para respostas “N/A” (Não Aplicável), para que a questão seja ignorada nesse caso;
Marque a opção “Gerar Alerta” se a resposta deve disparar um alerta;
Ao concluir, clique em “OK” e, em seguida, salve o formulário.
Passo 2: Como acompanhar os alertas de não-conformidades
Prontinho! Agora está tudo configurado para gerar alertas a partir da pontuação de não-conformidade definida no formulário.
Sempre que houver uma não-conformidade relacionada a essa questão, o sistema gerará um alerta na tela "Alertas Relatados", que pode ser acessada dessa forma:
Acesse o painel administrativo do Produttivo;
Em seguida, clique em "Gestão de Serviços";
Por fim, vá em "Alertas relatados".
Nessa tela, você visualizará todos os alertas de não-conformidades da empresa. É possível realizar filtros por Clientes e Locais, Ativos, Data e Formulário, facilitando a busca pelas informações que você precisa.
Passo 3: Criando um plano de ação a partir de um alerta
Para criar um plano de ação, é muito simples: basta clicar no botão "+ Criar Plano de Ação" ao lado do alerta gerado na tela "Alertas Relatados".
O sistema irá direcioná-lo para a tela "Criar Plano de Ação", onde você definirá o título do plano (o que será realizado), o formulário (como será realizado), as instruções do plano de ação, além de especificar onde e quando será realizado e quem será o responsável.
Depois disso, o plano de ação ficará com o status "A Realizar" na tela de relatório de alertas.
Pronto! O técnico responsável receberá o plano de ação para ser realizado no aplicativo, e você poderá acompanhar o andamento na tela de "Planos de Ação para Alertas". Além disso, você poderá criar um relatório comprovando a ação e, por fim, finalizar a atividade.
Assim que for concluído pelo técnico em campo, o plano de ação aberto passará da tela "A Realizar" para a tela "Finalizados", e o status de encerramento também será atualizado na tela de alertas.
Para baixar o relatório de um plano de ação realizado, clique na atividade e, em seguida, selecione "Ver Solução Realizada".
Precisa de ajuda ainda?
Os planos de ação estão disponíveis para alguns planos do Produttivo. Se você ainda não tem acesso, entre em contato com nosso time de Atendimento para que possamos verificar para você. Estamos à sua disposição pelo chat! 💚😉