Você pode configurar um Plano de Atividades para gerar automaticamente as suas atividades. Temos um artigo que explica as vantagens de utilizar o Plano de Atividades e os dois modos de configurá-lo. Caso não tenha lido, recomendamos que veja antes de iniciar a configuração, você pode ler este artigo clicando aqui.
As atividades podem ser configuradas para serem criadas nos seguintes períodos:
Diariamente;
Semanalmente;
Bissemanalmente (De duas em duas semanas);
Mensalmente;
Bimestralmente;
Trimestralmente;
Semestralmente;
Anualmente.
Personalizada
Como criar um plano para gerar atividades automaticamente:
Clique no seu nome ou no nome da empresa, no canto superior direito da tela e selecione a primeira opção “Planos de Atividades
Clique no botão verde escrito Novo Plano
O que será planejado?
Dê um nome ao seu plano. Deixe claro o tipo de trabalho que será realizado e até mesmo o período, por exemplo: Manutenção Preventiva Mensal de Equipamentos
Escolha o tipo de planejamento “gerar atividade automaticamente”
Selecione um local ou cliente que será utilizado em todas as atividades que serão geradas
Selecione um formulário para ser utilizado nas atividades que serão geradas
Selecione um local ou cliente que será utilizado em todas as atividades que serão geradas
Qual será a frequência?
Selecione a frequência em que a atividade deverá abrir de forma automática, seja diariamente, bissemanalmente, mensalmente ou mesmo definir uma período personalizado.
Escolha uma data de início para o plano, que é a data da primeira atividade que será criada e que será utilizada como base para as próximas de acordo com a frequência estipulada. Em seguida, defina quando criar a atividade, que pode ser no mesmo dia do início do plano, um dia, uma semana ou mesmo um período personalizado antes da data de início.
Da mesma forma, definida a data de fim do plano de atividades, a partir dessa data as atividades não serão mais criadas. A data de fim não é obrigatória, se não definida, as atividades serão criadas indefinidamente.
Como as atividades serão realizadas?
Selecione a hora de início planejada
Defina o tempo de execução (minutos)
Estipule uma meta de preenchimentos à serem realizados
Se desejar inclua um projeto e informações adicionais sobre o seu plano
Por fim clique em Salvar.
Marcar responsáveis automaticamente nas atividades geradas pelo plano
Ao criar este plano de atividade você pode configurar quem serão os responsáveis por executar as atividades geradas, desta forma toda vez que uma atividade for criada ela já será enviada para o executor, direto para o aplicativo.
Para configurar quem será o responsável por um plano de ação você deve sempre:
Selecionar um local ou cliente já cadastrados quando cria o plano de atividades
No cadastro de clientes ou locais os usuários precisam estar marcados como responsáveis, desta forma ao selecioná-lo no plano de atividades os responsáveis serão vinculados de forma automática e a atividade aparecerá no aplicativo para que ele possa executar este plano.
Lembrando que independente dos responsáveis serem usuários do tipo administrador, supervisor ou membro, a atividade aparecerá para todos, pois todos estão marcados como responsáveis deste cliente.
Se você quiser adicionar mais responsáveis ao cliente ou local depois de criar este plano e algumas atividades já tiverem sido geradas e até mesmo executadas, estes responsáveis não serão adicionados nas atividades já criadas e realizadas. Eles serão adicionados no mesmo plano mas apenas nas atividades que serão criadas no futuro. Então verifique se todos os responsáveis já estão marcados corretamente antes de criar o plano.
Excluir um plano de atividades
Ao excluir um plano, pode ficar sossegado, pois todas as atividades executadas com ele serão mantidas e as próximas atividades programadas não serão mais criadas.
Alterar um pano de atividades
Ao alterar um plano, como a data de início dele, por exemplo, não fará com que as atividades já geradas com ele mudem de data, nada realizado no passado é alterado. Entretanto, as próximas atividades geradas com ele receberão a alteração. Você pode alterar:
Data de início (irá mudar a data em que irá abrir as atividades)
Fomulário (serão abertas atividades com o novo formulário)
Cliente (serão abertas atividades para o novo cliente)
Informações adicionais (serão abertas atividades com as novas informações)
Alerta
Ao apagar um cliente da sua lista de cadastro, caso este cliente esteja vinculado a um plano de atividades (ou se estiver apenas vinculado a uma atividade criada fora do plano) o vínculo das atividades com este cliente se perdem, fazendo com que não consiga mais filtrar dados de atividades, relatórios, alertas ou indicadores deste cliente.
Outro ponto de atenção é apagar o formulário, neste caso o plano é excluído automaticamente assim como todas as atividades realizadas com ele no passado. Caso essa não tenha sido sua intenção, você pode recuperar esses dados na tela de Itens Excluídos.