Você pode configurar um Plano de Atividades para gerar automaticamente suas tarefas. As atividades podem ser programadas para serem criadas nos seguintes períodos:
- Diariamente
- Semanalmente
- Bissemanalmente (a cada duas semanas)
- Mensalmente
- Bimestralmente
- Trimestralmente
- Semestralmente
- Anualmente
- Personalizado
Como criar um plano para gerar atividades automaticamente
Clique na opção "Gestão de serviços" e depois selecione a opção "Plano Automáticos de atividades"
Em seguida, clique no botão verde "Novo Plano"
O que será planejado?
Nome do Plano: Dê um nome ao seu plano que reflita claramente o tipo de trabalho a ser realizado e o período. Por exemplo: "Manutenção Preventiva Mensal de Equipamentos".
Tipo de Planejamento: Escolha a opção "gerar atividade automaticamente".
Local ou Cliente: Selecione um local ou cliente que será utilizado em todas as atividades geradas.
Formulário: Escolha um formulário a ser utilizado nas atividades que serão criadas.
Qual será a frequência?
Selecione a frequência em que a atividade deverá ser criada automaticamente — podendo ser diariamente, bissemanalmente, mensalmente ou definindo um período personalizado.
Escolha uma data de início para o plano, que será a data da primeira atividade a ser criada. Essa data servirá como base para as próximas atividades de acordo com a frequência estipulada.
Defina quando criar a atividade, que pode ser no mesmo dia do início do plano, um dia, uma semana ou um período personalizado antes da data de início.
Da mesma forma, defina a data de fim do plano de atividades. A partir dessa data, as atividades não serão mais criadas. A data de fim não é obrigatória; se não for definida, as atividades serão geradas indefinidamente.
Como as atividades serão realizadas?
Selecione a hora de início planejada
Defina o tempo de execução (em minutos)
Estipule uma meta de preenchimentos a serem realizado
Se desejar, inclua um projeto e informações adicionais sobre o seu plano.
Por fim, clique em "Salvar".
Marcar responsáveis automaticamente nas atividades geradas pelo plano
Ao criar este plano de atividade, você pode configurar quem será responsável por executar as atividades geradas. Dessa forma, toda vez que uma atividade for criada, ela será automaticamente enviada para o executor, diretamente no aplicativo.
Para configurar os responsáveis por um plano de ação, você deve sempre:
Selecionar um local ou cliente já cadastrado ao criar o plano de atividades
Nos cadastros de clientes ou locais, os usuários precisam estar marcados como responsáveis. Assim, ao selecioná-los no plano de atividades, os responsáveis serão vinculados automaticamente, e a atividade aparecerá no aplicativo para que possam executar o plano
Lembrando que, independentemente de os responsáveis serem usuários do tipo administrador, supervisor ou membro, a atividade aparecerá para todos, pois todos estão marcados como responsáveis por esse cliente.
Se você quiser adicionar mais responsáveis ao cliente ou local após criar este plano, e algumas atividades já tiverem sido geradas e até mesmo executadas, esses novos responsáveis não serão incluídos nas atividades que já foram criadas e realizadas.
Eles serão adicionados ao mesmo plano, mas apenas nas atividades que serão criadas no futuro. Portanto, verifique se todos os responsáveis estão marcados corretamente antes de criar o plano.
O que acontece se um plano de atividades for excluído?
Ao excluir um plano, todas as atividades já executadas permanecerão mantidas. No entanto, as próximas atividades programadas não serão mais criadas.
Alterar um pano de atividades
Ao alterar um plano, como a data de início, por exemplo, isso não afetará as atividades já geradas, que permanecerão com suas datas originais. Nada realizado no passado será alterado. No entanto, as próximas atividades geradas a partir do plano receberão as alterações. Você pode modificar:
Data de início: mudará a data em que as atividades serão abertas
Formulário: as novas atividades serão abertas com o novo formulário
Cliente: as atividades futuras serão direcionadas ao novo cliente
Informações adicionais: as novas atividades incluirão as informações atualizadas
Pontos importantes 🚨
Ao apagar um cliente da sua lista de cadastro, se esse cliente estiver vinculado a um plano de atividades (ou apenas a uma atividade criada fora do plano), o vínculo das atividades com esse cliente será perdido. Isso significa que você não conseguirá mais filtrar dados de atividades, relatórios, alertas ou indicadores relacionados a esse cliente.
Outro ponto de atenção é em relação à exclusão de um formulário. Neste caso, o plano será excluído automaticamente, assim como todas as atividades realizadas com ele no passado. Se essa não foi sua intenção, você pode recuperar esses dados na tela de "Itens Excluídos".
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