Com a Central de WhatsApp, a comunicação com seus clientes fica ainda mais simples. Você poderá gerenciar todas as mensagens da equipe em um só lugar e, além disso, usar as notificações automáticas do Produttivo para manter seu cliente informado sobre o andamento e a conclusão das atividades.
Neste artigo, vamos mostrar como configurar sua conta: desde o cadastro de contatos até a criação de setores, definição de horários de atendimento, concessão de acessos para a equipe e criação de mensagens automáticas para facilitar o atendimento.
Como cadastrar os contatos de clientes na Central de WhatsApp
Primeiro, acesse a Central de Atendimento no painel administrativo do Produttivo:
Vá até "Gestão de Serviços" e clique em "Central de Atendimento";
Depois, no menu "Cadastros", escolha a opção "Contatos" para adicionar os contatos individuais de cada cliente.
Clicando na opção "+", basta inserir os dados pessoais do usuário e, em seguida, clicar em "Salvar".
Caso queira cadastrar clientes em massa, clique na "Nuvem", localizada no canto direito:
Depois, clique na opção "Arquivo de Exemplo", localizada na parte de baixo da tela:
Assim, um documento base será baixado. Você só precisa vincular as informações dos seus clientes, atendendo a alguns requisitos mínimos:
Certifique-se de que o arquivo CSV tenha os campos obrigatórios: [name] e [number]. O campo [email] é opcional.
No campo [number], inclua o número de telefone completo, com o código de país e área.
Separe os campos apenas com vírgula.
Após realizar as alterações, é só importar o documento no campo "Selecione um arquivo CSV".
Depois, clique na opção "Importar".
Assim, sua lista de clientes será cadastrada na conta.
Como criar setores para distribuir melhor os atendimentos
Em "Setores", você pode criar ou editar as áreas da sua empresa que possuem atendimento. Isso permitirá que você vincule usuários e atribua conversas a esses setores específicos, com o objetivo de organizar os atendimentos e direcionar as conversas aos responsáveis. Essa funcionalidade ajuda a garantir que cada conversa seja tratada pela equipe adequada, aumentando a eficiência e melhorando a experiência do cliente.
No “+” crie novos setores, ou em "Ações" edite o exemplo já existe. Defina o nome e as cores para cada setor e clique para salvar.
Como criar acessos para sua equipe na central de atendimento
Adicione as pessoas que terão acesso à central de atendimento. O e-mail cadastrado pode ou não ter acesso ao painel do Produttivo.
Em "Usuários" → "Dados do Usuário”, clique no "+" e insira as informações do novo perfil, como nome, e-mail e senha. A senha é provisória, e o próprio usuário poderá alterá-la posteriormente.
Em "Dados Adicionais", selecione o tipo de licença do usuário, determinando se ele terá acesso com ou sem atendimento. Em seguida, defina o setor ao qual o usuário estará vinculado, caso ele deva ver apenas setores específicos. Por fim, clique em "Salvar" para finalizar o cadastro e aplicar as configurações.
Definindo o horário de atendimento da sua Central de WhatsApp
Antes de configurar uma mensagem padrão ao seu cliente, defina os horários que elas devem ser disparadas. Ao acessar “Horários”, você encontrará dois modelos pré-definidos do Produttivo — um com horário comercial e outro fora do expediente.
Para editar, clique no ícone de um lápis e ajuste as datas conforme necessário para o seu atendimento. Se preferir excluir o modelo, basta clicar no ícone da lixeira.
Para habilitar um novo horário, clique no botão "+":
Configurando mensagens automáticas para agilizar o atendimento
Agora você pode configurar ou editar mensagens de boas-vindas e de fim de expediente. Importante: assim que a mensagem for configurada, ela começará a ser enviada aos clientes conforme definido. Caso você já tenha uma mensagem ativa no WhatsApp vinculado à central, será necessário desativá-la para que apenas a configurada na Central de Atendimento permaneça ativa.
Em "Mensagens Predefinidas", você encontrará alguns exemplos que já deixamos ativos na sua conta. Você pode editar ou excluir cada um deles conforme necessário.
Além disso, você poderá criar mensagens totalmente novas, de acordo com a sua necessidade.
Para editar uma mensagem já existente na sua conta, clique no ícone de lápis e ajuste o conteúdo como preferir. Se quiser excluir o modelo, é só clicar no ícone de lixeira.
Para criar uma mensagem automática do zero, clique no botão “+”:
Selecione o tipo de mensagem que deseja;
Informe se a mensagem deve ser enviada dentro ou fora do expediente em “Horário”;
Dê um título para a mensagem em “Descrição” caso ela deva ser aplicada a um setor específico;
Insira o(s) setor(es) em “Mensagem”;
Por fim, insira o texto que deseja que seja enviado ao seu cliente e clique em “Salvar”.
Iniciando o uso do seu chat de mensagens
Após realizar as configurações, você já pode iniciar o atendimento aos seus clientes. Para enviar e receber mensagens do WhatsApp de maneira centralizada, clique na opção "Iniciar Chat".
Todas as mensagens recebidas serão exibidas na aba "Inbox". Para iniciar uma nova conversa, você pode clicar na opção "Novo" e selecionar um dos contatos cadastrados.
Para procurar mensagens antigas, já finalizadas, utilize a opção "Pesquisar".
Precisa de ajuda ainda?
Se precisar de ajuda, nosso time de Atendimento está aqui para esclarecer suas dúvidas e garantir a melhor experiência ao começar a usar a Central de WhatsApp. É só nos chamar no chat! 💚