Como configurar a Central de WhatsApp do Produttivo

Com a Central de WhatsApp, você pode centralizar as conversas da sua equipe com os clientes em um único ambiente. Além de facilitar o acompanhamento dos atendimentos, a ferramenta permite organizar as conversas por setores, distribuir acessos entre os usuários e configurar mensagens automáticas.

Neste artigo, você vai aprender a realizar as principais configurações da sua central, desde o cadastro de contatos até a criação de mensagens de boas-vindas e de ausência.

Se você ainda não conectou o número de WhatsApp da sua empresa, confira primeiro o artigo Como vincular seu número e as notificações do Produttivo à Central de WhatsApp.

Antes de iniciar os atendimentos, é importante cadastrar os contatos dos clientes que poderão conversar com sua equipe.

Para acessar essa opção no painel do Produttivo:

Para adicionar um contato, clique no botão +, preencha os dados solicitados e, em seguida, clique em Salvar.

Se precisar cadastrar vários contatos de uma só vez, você pode utilizar a opção de importação.

Na tela de contatos, clique no ícone de nuvem, localizado no canto direito.

Em seguida, clique em Arquivo de Exemplo, na parte inferior da tela, para baixar o modelo de planilha.

Preencha o arquivo seguindo estas orientações:

Depois de preencher o arquivo, volte à tela de importação e selecione o documento no campo Selecione um arquivo CSV.

Para finalizar, clique em Importar. Assim, os contatos serão adicionados à sua lista.

Os setores permitem organizar as áreas da sua empresa que realizam atendimentos. Com eles, você pode vincular usuários a equipes específicas e direcionar as conversas aos responsáveis.

Para configurar os setores, acesse a opção Setores na Central de Atendimento.

Para criar um novo setor, clique no botão +. Se quiser alterar um setor existente, acesse a opção Ações correspondente.

Em seguida, defina o nome e a cor que identificarão o setor e clique em Salvar.

Depois de criar os setores, você poderá vinculá-los aos usuários e organizar a distribuição dos atendimentos conforme a estrutura da sua equipe.

Você também pode adicionar as pessoas que terão acesso à Central de Atendimento. Esse cadastro não exige necessariamente que o usuário tenha acesso ao painel administrativo do Produttivo.

Para adicionar um novo usuário, acesse Usuários e selecione Dados do Usuário.

Clique no botão + e preencha as informações solicitadas, como nome, e-mail e senha.

A senha cadastrada inicialmente é provisória e poderá ser alterada pelo próprio usuário posteriormente.

Na seção Dados Adicionais, configure as informações de acesso:

Depois de preencher as informações, clique em Salvar para concluir o cadastro.

Antes de configurar as mensagens automáticas, defina os horários em que elas deverão ser enviadas.

Na opção Horários, você encontrará dois modelos predefinidos pelo Produttivo: um para o horário comercial e outro para o período fora do expediente.

Para editar um modelo existente, clique no ícone de lápis e ajuste os horários de acordo com o funcionamento da sua equipe. Se não precisar mais de algum modelo, utilize o ícone de lixeira para excluí-lo.

Para cadastrar um novo horário, clique no botão + e preencha as informações solicitadas.

Com os horários configurados, você poderá utilizá-los como referência na definição das mensagens automáticas.

A Central de WhatsApp permite configurar mensagens automáticas, como as de boas-vindas e de ausência, para manter seus clientes informados de acordo com o horário de atendimento.

Importante: assim que uma mensagem automática for configurada e ativada, ela poderá começar a ser enviada aos clientes conforme as condições definidas. Se já existir uma mensagem automática ativa diretamente no WhatsApp conectado à central, será necessário desativá-la para evitar que as duas configurações enviem mensagens simultaneamente.

Na opção Mensagens Predefinidas, você encontrará alguns modelos disponibilizados na sua conta.

Para editar uma mensagem existente, clique no ícone de lápis correspondente e ajuste o conteúdo conforme a necessidade da sua empresa.

Se quiser excluir um modelo, utilize o ícone de lixeira.

Se preferir criar uma mensagem do zero, clique no botão +.

Na tela de configuração, preencha as informações solicitadas:

Depois de preencher as informações, clique em Salvar.

Revise o conteúdo e as condições de envio antes de concluir a configuração, pois a mensagem poderá ser enviada automaticamente aos clientes conforme as regras definidas.

Depois de realizar as configurações, sua equipe já poderá começar a utilizar a central para enviar e receber mensagens.

Para acessar o ambiente de atendimento, clique na opção Iniciar Chat.

As mensagens recebidas serão exibidas na aba Inbox. Para iniciar uma nova conversa, clique em Novo e selecione um dos contatos cadastrados.

Se precisar localizar uma conversa antiga que já foi finalizada, utilize a opção Pesquisar.

Pronto! Agora sua equipe pode centralizar os atendimentos pelo WhatsApp e organizar as conversas diretamente na Central de Atendimento.

Se tiver alguma dúvida durante a configuração, pode contar com a gente.

É só clicar no botão laranja no canto inferior da tela para falar conosco pelo chat. Nosso time vai te ajudar no que for preciso! 😉